Bei der Einführung einer digitalen Personalakte können einige Fehler den Prozess erschweren und verzögern. Diese sieben Tipps helfen Ihnen dabei, die Digitalisierung von Personalakten möglichst reibungslos abzuwickeln.
Tipp 1: Wichtige Dokumente weiterhin in Papierform aufbewahren
Wenn Sie auf die digitale Personalakte umsteigen, bedeutet das nicht, dass Sie keine Papierdokumente mehr aufbewahren müssen. Es gibt gesetzliche Vorschriften, wonach bestimmte Unterlagen trotz elektronischer Datenverwaltung im Original zu archivieren sind.
Diese Dokumente sollten Sie auch bei Nutzung der digitalen Personalakte in Papierform aufbewahren:
- Arbeitsverträge
- Kündigungsschreiben
- Aufhebungsverträge
- Darlehensverträge
Eine Aufbewahrung der Papierunterlagen ist auch in Hinblick auf ein allfälliges Gerichtsverfahren wichtig. Diese Originale können im Gegensatz zu eingescannten Dokumenten als Urkundenbeweis dienen.
Tipp 2: Keine zusätzlichen Dokumente in die Personalakte aufnehmen
Arbeitgeber dürfen die digitale Personalakte nicht dazu nutzen, andere Unterlagen über die Mitarbeiter zu speichern. Es ist unzulässig, Dokumente wie psychologische Gutachten oder graphologische Expertisen in diese Akte aufzunehmen.
Tipp 3: Die Möglichkeiten einer internen Lösung realistisch prüfen
Aus Kostengründen entscheiden sich manche Arbeitgeber leichtfertig dazu, die bestehenden Dokumente selbst zu digitalisieren. Diese Entscheidung sollte wohlüberlegt sein. Aus Datenschutzgründen ist es nicht möglich, die interne Poststelle mit dem Einpflegen der Personalunterlagen zu betrauen. Als betriebseigener Ansprechpartner kommt die Personalabteilung in Betracht. Diese interne Lösung setzt allerdings voraus, dass professionelle Scanner, ausreichend Zeitressourcen und das nötige Fachwissen zur Digitalisierung vorhanden sind.
Tipp 4: Eventuell einen externen Digitalisierungsexperten beauftragen
Wenn das Know-how zur idealen Auflösung beim Scannen und zur Wahl eines geeigneten Dateiformats fehlt, ist die Beauftragung eines externen Digitalisierungsexperten die bessere Lösung. Dies gilt auch dann, wenn die Mitarbeiter der Personalabteilung zeitlich sehr eingespannt sind. Das Scannen der Dokumente für eine digitale Personalakte kostet viel Zeit.
Tipp 5: Zugriffsberechtigungen genau festlegen
Arbeitgeber, die eine digitale Personalakte führen, dürfen die Rechtsvorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) nicht unbeachtet lassen. Sie müssen dafür sorgen, dass keine unberechtigten Personen auf die personenbezogenen Daten zugreifen. Wenn Sie eine digitale Personalakte einführen und verwenden, sollten Sie die Zugriffsrechte eindeutig regeln und diese Punkte beachten:
- Welche Mitarbeiter dürfen auf die elektronischen Personaldaten zugreifen?
- Wer darf welche Unterlagen scannen und bearbeiten?
- Welche Personen dürfen in die Dokumente Einsicht nehmen?
- Haben die Führungskräfte Zugang zu den digitalen Personalakten der Beschäftigten?
Außerdem sind die Geschäftsführer und Rechtsberater als Zugriffsberechtigte zu berücksichtigen.
Tipp 6: Software-Anbieter für die digitale Personalakte eingehend prüfen
Den Anbieter für die digitale Personalakte sollten Sie nicht nur auf Grundlage der angebotenen Funktionen, sondern auch anhand anderer Kriterien auswählen:
- genügend Erfahrung im Bereich der Digitalisierung von Personalakten
- gute Referenzen von Unternehmen aus vergleichbaren Branchen
- nahtlose Integration der Software in das gegenwärtige System
- nutzerfreundliche Bedienung
- ausgefeiltes Sicherheitskonzept
- gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Es ist wichtig, dass die gewählte Software die Erfüllung der Datenschutzvorschriften gewährleistet. Zudem sollte sie sich möglichst leicht in die Arbeitsprozesse des Unternehmens integrieren lassen und zukünftige Erweiterungen ermöglichen. Dies betrifft beispielsweise Zusatzfunktionen wie die digitale Signierung und die automatische Dokumentenerzeugung.
Tipp 7: Genügend Zeit einplanen und Mitarbeiter schulen
Der Zeitaufwand für die Einführung einer digitalen Personalakte sollte nicht unterschätzt werden. Dabei sind diese Punkte zu berücksichtigen:
- Schulungen für die Mitarbeiter
- Beteiligung des Betriebsrates
- Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und IT-Experten