Unternehmen, die Aufgaben des Recruitings digitalisieren, können mit wenig Zeitaufwand mehr Talente rekrutieren, wenn sie ein Personalmanagementsystem einsetzen.
Funktionen von Personalmanagementsystemen
Personalmanagementsysteme unterstützen viele Aufgaben im Prozess der Personalbeschaffung. Demnach können Unternehmen mit solchen Software-Lösungen
- Stellenausschreibungen aufsetzen
- Stellenangebote im Internet veröffentlichen und unternehmensintern verbreiten
- Online-Bewerbungen ermöglichen
- Bewerberdaten auswerten
- den kompletten Bewerbungsprozess online abwickeln
- mit den Bewerbern zeitsparend kommunizieren
- Bewerber- und Personaldaten sammeln und aufbewahren
- Arbeitsverträge erstellen
Eine wichtige Aufgabe besteht in der objektiven Auswertung von Bewerberdaten. Der Einsatz einer Bewerbermanagement-Software ermöglicht es, die Qualifikationen der Bewerber automatisch mit den formulierten Anforderungen der jeweiligen Stellen abzugleichen. Zudem gestaltet sich die Kommunikation mit den Bewerbern einfacher, weil die Mitarbeiter auf Vorlagen und standardisierte Formulierungen zurückgreifen können. Dies ermöglicht eine zeitsparende Korrespondenz mit den Bewerbern.
Vorteile von Digitalisierung im Recruiting
Personalmanagementsysteme im Recruiting bieten für die Arbeitgeber einige Vorteile:
Höhere Erfolgsquote und schnellere Einstellung
Die Möglichkeit, sich online zu bewerben, erhöht aus Sicht der Unternehmen die Anzahl der Bewerber. Es steigt die Wahrscheinlichkeit, geeignete Jobinteressenten zu finden. Benachrichtigungen über eingehende Bewerbungen stellen sicher, dass Arbeitgeber vielversprechende Kandidaten rasch kontaktieren und zu Bewerbungsgesprächen einladen können.
Kostenersparnis
Ein digitaler Bewerbungsprozess kommt ohne Papier aus und bringt daher Kostenersparnisse in puncto Büro- und Versandmaterial. Dicke Ordner weichen digitalen Bewerbungsunterlagen und Personalakten, die die Verantwortlichen jederzeit abrufen können. Die Kommunikation mit dem Bewerber findet auf elektronischem Weg statt.
Flexibler Zugriff auf Bewerberdaten
Da das Bewerbermanagement online erfolgt, können die Betroffenen die jeweiligen Aufgaben wahrnehmen, ohne an einen Ort oder eine Uhrzeit gebunden zu sein. Dies erleichtert den Zugriff auf die Bewerberdaten. Unterlagen, Termine und Beurteilungen sind damit jederzeit abrufbar.
Verwaltung von Bewerber- und Personaldaten
Personalmanagementsysteme vereinfachen die Datenverwaltung. Demnach können die Personalverantwortlichen nach der Einstellung eines Kandidaten die Bewerberdaten in das Mitarbeiter-Informationssystem übertragen und eine digitale Personalakte anlegen. Damit ist die redundante Eingabe von Daten überflüssig, was das Risiko für Fehler minimiert. Bewerber, die eine Absage erhalten, für eine spätere Zusammenarbeit aber offen sind, können nach Einholung einer entsprechenden Zustimmung in einem unternehmensinternen Bewerberpool erfasst werden.
Zusammenarbeit im Bewerbermanagement
Die Digitalisierung im Recruiting erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Fachabteilungen. Demnach können die Verantwortlichen zu den jeweiligen Bewerbern Anmerkungen hinterlassen, Arbeitsanweisungen erteilen und Informationen an die Mitarbeiter einer Fachabteilung weitergeben.
Nachteile der Personalmanagementsoftware im Recruiting
Ein möglicher Nachteil liegt darin, dass aufgrund der Digitalisierung und Automatisierung die persönliche Komponente in den Hintergrund tritt. Fehlen im Unternehmen kompetente Mitarbeiter, die mit diesen modernen Software-Lösungen umgehen können, lässt sich das Potenzial nicht vollständig ausschöpfen. In diesem Fall bleiben trotz hoher Investitionen die gewünschten Ergebnisse aus.
Einführung eines Personalmanagementsystems
Unternehmen, die Personalmanagementsysteme einführen, sollten darauf achten, dass die Mitarbeiter eine entsprechende Einarbeitung erhalten und die Tools in vollem Umfang bedienen können. Bei der Auswahl von Software-Lösungen sind nicht nur die Funktionen und Kosten zu berücksichtigen. Moderne Personalmanagementsysteme sollten auch die Kriterien der Modularität und Kompatibilität erfüllen.
Insgesamt unterstützen Personalmanagementsysteme ein effizientes Bewerbermanagement. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, in welcher Weise die Digitalisierung von HR Prozessen den Arbeitsalltag erleichtert, können Sie am 6. November 2019 Vorträge zu den Digitalisierungsprozessen in der Personalarbeit online live erleben. Mit der Anmeldung zur B2B Insider Online Fokus Konferenz HR vom 4. bis 8. November 2019 sichern Sie sich Ihre Teilnahme an spannenden Webinaren zu den Themen Recruiting, Learning, Zeiterfassung, Digitalisierung von HR-Prozessen und Zukunft von Personalarbeit und Künstlicher Intelligenz.