Effiziente Textilausstattung von Mitarbeitern

01.06.2026 – IFMS und uground Österreich digitalisieren die Bestellung von Mitarbeiterkleidung mit einem passgenauen System – und lösen damit ein Thema, das lange nicht wirklich konsequent angegangen wurde.

Wer in einem Unternehmen mit mehreren Standorten und einer dreistelligen Mitarbeiterzahl für die Ausstattung verantwortlich ist, kennt diese Situation: Mit Bordmitteln wie E-Mail oder Excel läuft es irgendwie – bis es auf einmal unübersichtlich wird. Größen passen nicht, Budgets werden überschritten, neue Kolleginnen und Kollegen warten zum Arbeitsbeginn auf ihre Kleidung. Für die IFMS GmbH, einen Dienstleister für Facility Management mit über 700 Mitarbeitenden, war der Zeitpunkt gekommen, diesen Zustand grundlegend neu zu ordnen. Gemeinsam mit der uground Österreich GmbH, die neben dem Shopbetrieb auch Einkauf und Logistik übernimmt, wurde ein digitales Textilausstattungssystem eingeführt, das interne Abläufe klarer strukturiert – und den Alltag der Beteiligten spürbar vereinfacht.

Die Ausgangslage: Wachstum macht Schwachstellen sichtbar

Solange ein Unternehmen klein und überschaubar bleibt, lassen sich Beschaffungsprozesse oft mit informellen Mitteln abwickeln. E-Mails, Excel-Listen und telefonische Absprachen reichen aus, wenn nur wenige Standorte und eine handvoll Mitarbeiter beteiligt sind. Bei IFMS funktionierte das lange. Mit zunehmender Größe und immer mehr Mitarbeitenden in unterschiedlichen Funktionen kam dieses Vorgehen jedoch an seine Grenzen.

Die Herausforderungen zeigten sich an vielen Stellen: Es gab keine zentrale Übersicht, welche Mitarbeitenden welche Konfektionsgrößen haben und was ihnen innerhalb eines Zeitraums zusteht. Bestellmengen wurden überschritten, ohne dass es unmittelbar auffiel. Die Zuordnung zu Kostenstellen erfolgte manuell und war entsprechend fehleranfällig. Auch beim Onboarding neuer Mitarbeitender entstand regelmäßig zusätzlicher Aufwand, weil ein einheitlicher Prozess fehlte.

Stefan Gollubits, Geschäftsführer/CFO IFMS, beschreibt den Schmerz so: „Wir hatten nicht nur erhöhten Zeitaufwand bei der Bestellung, auch bei der Übersicht der Lagerbestände oder dem Controlling stießen wir an unsere Grenzen. Das konnte so nicht weitergehen. Große eProcurement Systeme waren uns zu kostspielig und auch vom Lösungsansatz zu mächtig. Wir suchten eine agile Lösung“.

Die Wahl der Lösung: Der Prozess gibt den Rahmen vor

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung wurde schnell deutlich, dass Standardprodukte für diesen Anwendungsfall nicht ausreichten. Viele am Markt verfügbare Systeme sind auf klassische Bestellabläufe ausgelegt: ein Sortiment, ein Warenkorb, eine Bestellung. IFMS benötigte jedoch etwas anderes – ein System, das interne Regeln berücksichtigt: Wer darf was bestellen? Welche Menge steht einer Person pro Jahr zu? Welche Größe trägt sie? Und wie wird alles korrekt einer Kostenstelle zugeordnet?

Die Entscheidung fiel auf uground Österreich als Partner. Das Unternehmen übernahm dabei mehr als nur die technische Umsetzung: Es verantwortet den gesamten Ablauf von der Beschaffung der Textilien über den Betrieb des Shops bis zur physischen Auslieferung an die Niederlassungen.

Die Realisierung: Ein Bestellsystem mit klarer Logik

Das eingeführte System von CosmoShop arbeitet mit eindeutig definierten Rollen. Nicht die Mitarbeitenden selbst bestellen ihre Kleidung – das wäre in einer Struktur wie bei IFMS zu aufwendig und zu fehleranfällig. Stattdessen sind Niederlassungsleiterinnen und -leiter als Besteller hinterlegt. Sie wählen im System die jeweilige Person aus und sehen direkt, welche Konfektionsgrößen gespeichert sind, welche Artikel dieser Person zustehen (abhängig vom Arbeitsbereich) und was im laufenden Jahr bereits geliefert wurde.

Die technische Basis dafür war ein Import der Mitarbeiterdaten inklusive Konfektionsgrößen – Hosen, Shirts, Schuhe – sowie der definierten Maximalmengen je Personengruppe. Neue Mitarbeitende können bei Bedarf auch direkt im System angelegt werden, ohne dass dafür ein aufwendiger Vorlauf erforderlich ist.

Für das Onboarding wurden feste Startpakete festgelegt: Wer neu ins Unternehmen kommt, erhält automatisch das für seine Funktion vorgesehene Sortiment – ohne Rückfragen und ohne Verzögerungen. Die Zuordnung erfolgt rollenbasiert, die Auslieferung über das Lagersystem von uground Österreich, das für jede Niederlassung einen eigenen Bestand führt. Zusätzlich werden Handlager geführt, die vom System auf ihren Bestand überwacht und bei Bedarf von uground aufgefüllt werden.

Ein weiterer Baustein ist die Budgetkontrolle: Jahreswerte sind im System hinterlegt, Überbestellungen werden verhindert, und die Zuordnung zu Kostenstellen läuft automatisch im Hintergrund – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand für das Controlling.

Oliver Griess, GF der Firma uground aus Wien, ist froh über die neu geschaffene Lösung: „Es war zwar harte Arbeit, die Prozesse zunächst zu analysieren und anschließend im System abzubilden, aber nun läuft der Bestellprozess wie ein Uhrwerk. Unsere Logistik ist optimal unterstützt und wir können das Geschäftsmodell auch vielen weiteren Firmen effizient anbieten. Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.“

Die Wirkung: Mehr Transparenz, weniger Aufwand

Seit der Einführung des Systems hat sich der Beschaffungsprozess bei IFMS grundlegend verändert. Der Zeitaufwand bei den Textilbestellungen ging um etwa 30-40% zurück, die Retourenquote aufgrund falsch gelieferter Größen reduzierte sich um etwa 25%. Die Onboardingzeit neuer Mitarbeiter konnte um 60% verbessert werden.

Die Niederlassungsleitung bestellt schneller und mit weniger Rückfragen, weil alle notwendigen Informationen zentral im System gebündelt sind. Das Controlling verfügt erstmals über eine belastbare Auswertungsbasis: Wer hat was erhalten, in welchem Zeitraum, welcher Kostenstelle zugeordnet? Die Antworten liefert das Reporting-Modul des Systems direkt – inklusive visueller Markierung, wenn Soll-Mengen unter- oder überschritten wurden.

Auch das Onboarding läuft heute anders: Neue Mitarbeitende erhalten ihre Ausstattung binnen 4 Werktagen oder pünktlich zum ersten Arbeitstag, ohne dass HR dafür manuelle Abstimmungsschleifen durchlaufen muss.

Resümee

Was als Antwort auf ein wachsendes Organisationsproblem begann, ist bei IFMS zu einem strukturierten Standardprozess geworden. Das Textilausstattungssystem zeigt heute nicht nur, wer was bestellt – es steuert den Prozess aktiv, verhindert Fehler, entlastet Abteilungen und schafft Transparenz, wo zuvor Unklarheit bestand. Entscheidend war dabei nicht allein die Technologie, sondern die Entscheidung, zuerst den Prozess und dann die Lösung zu denken. Wer Ordnung in die Ausstattung bringen will, muss zunächst Ordnung in die Abläufe bringen und sich dieser bewusst werden.