Entgelttransparenz umsetzen: Fünf Schritte mit HR-Software
Von der EU-Richtlinie zur Praxis – warum Entgelttransparenz ein Daten-, Prozess- und Kommunikationsprojekt ist und wie HR-Software dabei hilft.
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie kommt – und mit ihr neue Pflichten für fast alle Arbeitgeber. Luca Poppe, Head of Product Management bei HRlab, zeigt auf der 4INSIDER | HR Online Konferenz, was sich wirklich ändert, warum viele Unternehmen noch zögern und wie ein pragmatischer Fünf-Schritte-Plan mit der richtigen HR-Software den Einstieg möglich macht.
Was ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie? (Definition)
EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist eine europäische Richtlinie, die den Grundsatz des gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit rechtlich durchsetzbar machen soll. Sie verpflichtet Arbeitgeber zur proaktiven Information über Vergütungsstrukturen, führt eine erweiterte Berichtspflicht ein und verschiebt die Beweislast bei Diskriminierungsverdacht vom Arbeitnehmer auf den Arbeitgeber. Die nationale Umsetzung in Deutschland ist für 2026/2027 vorgesehen.
Was ändert sich gegenüber dem bisherigen Entgelttransparenzgesetz?
Seit 2017 gilt in Deutschland das Entgelttransparenzgesetz – das in der Praxis jedoch kaum Wirkung entfaltet hat. Die Gründe: Es galt nur für Unternehmen ab 200 Mitarbeitenden, die Selbstüberprüfung war freiwillig, das Auskunftsrecht kaum bekannt und rechtliche Konsequenzen fehlten weitgehend.
Die neue EU-Richtlinie ändert das grundlegend:
- Beweislast: Bisher beim Arbeitnehmer – künftig beim Arbeitgeber
- Geltungsbereich: Kernpflichten gelten für alle Betriebe, nicht nur ab 200 Mitarbeitenden
- Prüfverfahren: Bisher freiwillig – künftig verpflichtend
- Schadensersatz: Vollständiger Anspruch inkl. immateriellen Schadens bei nachgewiesener Diskriminierung
- Bußgelder: Auch ohne individuellen Arbeitnehmerfall möglich – z. B. bei öffentlichen Ausschreibungen
Was sind die neuen Kernpflichten für Arbeitgeber?
Im Recruiting: Gehaltsrahmen und Vergütungsbestandteile müssen vor dem ersten Bewerbungsgespräch kommuniziert werden. Das Erfragen des bisherigen Gehalts ist künftig verboten.
Jährliche Information: Arbeitnehmer müssen einmal jährlich proaktiv über ihr individuelles Auskunftsrecht und die geltenden Vergütungssysteme informiert werden.
Auskunftsrecht: Die Berechnungsmethode wurde von Median auf Durchschnitt geändert – damit reagiert das System stärker auf Ausreißer bei Gehältern.
Zugängliche Kriterien: Entscheidungsgrundlagen für Entgelthöhe und Entwicklung müssen für Mitarbeitende leicht zugänglich sein.
Berichtspflicht (ab 100 Mitarbeitende): Proaktive Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle – gestaffelt nach Unternehmensgröße und mit unterschiedlichen Meldeintervallen.
Warum viele Unternehmen noch zögern – die drei Kernprobleme
Entgelttransparenz klingt nach Compliance – ist aber in Wahrheit ein Daten-, Prozess- und Kommunikationsprojekt. Genau dort liegen die größten Hürden:
1. Datenproblem: Lohndaten liegen im Lohnsystem, Jobtitel im ATS, Stellenbeschreibungen irgendwo dazwischen – und alle in unterschiedlichen Formaten. Das zentrale Datenobjekt der Stelle ist oft nicht einheitlich gepflegt.
2. Prozessproblem: Entgelttransparenz ist ein funktionsübergreifender Prozess, der den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus durchzieht. Zuständigkeiten sind unklar, Auskunftsanfragen zeitaufwändig, weil niemand genau weiß, was wie zu tun ist.
3. Kommunikationsproblem: Führungskräfte wissen oft nicht, wie sie Gehaltsentscheidungen sachlich erklären sollen – und HR hat noch keine einheitlichen Vorgaben entwickelt.
Der Fünf-Schritte-Plan zur Umsetzung
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Alles auf den Tisch: Stellenbezeichnungen, Entgeltbestandteile je Stelle, vorhandene Berichte und Datenquellen. Für jede Datengrundlage klären: Woher kommen die Daten? Was lässt sich daraus ableiten? Ein HR-System mit flexiblem Berichtsexport ermöglicht diesen Überblick auf Knopfdruck.
Schritt 2: Stellenbewertung und Jobfamilien definieren
Stellen analytisch bewerten – entlang der vier Kriterien der Richtlinie: Verantwortung, Kompetenzen, Arbeitsbedingungen und Belastungen. Die Bewertung muss geschlechtsunabhängig sein. Vergleichbare Stellen werden zu Jobfamilien gruppiert. Das HR-System bildet diese Struktur mit Bewertungsstufen, Beschreibungen und Qualifikationen zentral ab.
Schritt 3: Gehaltsbänder entwickeln
Auf Basis der Stellenbewertungsstufen werden Gehaltsbänder definiert und den Jobfamilien zugeordnet. Marktdaten liefern Orientierung, das Vergütungssystem des Unternehmens die Grundlage. Ein HR-System ermöglicht die direkte Verknüpfung von Gehaltsbändern mit Stellen und Bewertungsstufen.
Schritt 4: Prozesse und Reporting aufsetzen
Zuständigkeiten klären, Input und Output jedes Prozesses definieren, Dokumentationspflichten festlegen. Die vier Kernprozesse sind: jährliche Arbeitnehmerinformation, Bearbeitung individueller Auskunftsanfragen, proaktiver Entgeltbericht und – bei Bedarf – gemeinsame Entgeltbewertung zur Beseitigung von Ungleichheiten. Automatisierte Workflows und vorgefertigte Berichte im HR-System reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
Schritt 5: Kommunikation und Kultur
Führungskräfte sind die Schlüsselfigur – sie stehen als erste Instanz für Fragen der Mitarbeitenden zur Verfügung. Sie müssen wissen, wie Gehaltsentscheidungen sachlich erklärt werden, wie mit Gehaltsunterschieden umgegangen wird und welche Informationen proaktiv kommuniziert werden sollen. HR schafft den Rahmen, Führungskräfte füllen ihn.
Wie hilft eine HR-Plattform konkret?
Eine zentrale HR-Plattform löst alle drei Kernprobleme gleichzeitig:
- Datenproblem: Alle relevanten Daten – Stellen, Bewertungen, Gehaltsbänder, Mitarbeiterdaten – in einem einheitlichen Format
- Prozessproblem: Automatisierte Workflows für Auskunftsanfragen, Benachrichtigungen und Berichtspflichten
- Kommunikationsproblem: Einheitliche Oberfläche für Führungskräfte und Mitarbeitende mit klar strukturierten Informationen
Häufige Fragen zur Entgelttransparenz
Ab wann gilt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in Deutschland?
Die nationale Umsetzung ist für 2026/2027 vorgesehen. Der 7. Juni 2026 ist das Datum, bis zu dem die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt sein muss. Unternehmen sollten bereits jetzt mit den vorbereitenden Schritten beginnen.
Gilt die Richtlinie auch für kleine Unternehmen?
Die Kernpflichten – Gehaltstransparenz im Recruiting, jährliche Information, Auskunftsrecht – gelten grundsätzlich für alle Arbeitgeber. Die Berichtspflicht gilt ab 100 Mitarbeitenden, mit gestaffelten Fristen je nach Unternehmensgröße.
Was ist analytische Stellenbewertung?
Eine Methode, bei der Stellen anhand definierter Kriterien (Verantwortung, Kompetenzen, Arbeitsbedingungen, Belastungen) bewertet werden – unabhängig von Geschlecht oder Person. Sie ist die empfohlene Grundlage für diskriminierungsfreie Gehaltsstrukturen im Sinne der Richtlinie.
Muss jedes Unternehmen ein Gehaltsband veröffentlichen?
Nicht öffentlich, aber intern zugänglich. Arbeitnehmer müssen auf Anfrage und – je nach Unternehmensgröße – proaktiv über die Vergütungsstrukturen und -kriterien informiert werden.
Fazit: Jetzt starten – nicht warten
Entgelttransparenz ist kein Bürokratieprojekt – es ist eine Chance, Vergütungsstrukturen zu professionalisieren und Vertrauen zu schaffen. Der Fünf-Schritte-Plan zeigt: Man muss nicht perfekt starten. Lieber einfach anfangen, mit einer Bestandsaufnahme und einer ersten analytischen Bewertung – als auf die perfekte Lösung zu warten, bis der gesetzliche Druck zu groß wird.
Dieser Artikel basiert auf dem Vortrag von Luca Poppe, Head of Product Management, HRlab bei der 4INSIDER | HR Online Konferenz. Die vollständige Aufzeichnung ist verfügbar auf 4insider.com.