Payroll intern, extern oder KI: Was funktioniert wirklich?
Fachkräftemangel, steigende Komplexität, wachsender Druck – die Gehaltsabrechnung steht vor einem Wendepunkt. Drei Wege aus der Payroll-Krise im Vergleich.
Die Gehaltsabrechnung in vielen Unternehmen steht unter Druck: Fachkräfte fallen weg, Gesetze ändern sich laufend, und der manuelle Aufwand bleibt hoch. Michelle Steinmetz, Marketing & Sales Managerin bei der VRG, zeigt auf der 4INSIDER | HR Online Konferenz, welche drei Wege Unternehmen aus dieser Krise führen – und was bei jedem Weg wirklich zählt.
Warum Payroll gerade in der Krise steckt
Kurze Antwort: Nicht weil die Systeme schlechter werden – sondern weil die Menschen fehlen, die sie bedienen. Der demografische Wandel und die wachsende Aufgabenlast im HR sorgen dafür, dass Payroll-Kompetenz in vielen Unternehmen auf immer weniger Schultern verteilt wird.
Vier Faktoren, die die Situation verschärfen:
- Fachkräftemangel: Erfahrene Payroll-Spezialistinnen und -Spezialisten fallen weg und werden kaum ersetzt
- Wachsende Komplexität: Laufende Gesetzesänderungen erfordern kontinuierliche Weiterbildung
- Hoher manueller Aufwand: Viele Prozesse werden noch per Hand gepflegt – zeitintensiv und fehleranfällig
- Schlechte Integration: Schnittstellen zwischen Zeitwirtschaft und Abrechnungssystem sind oft nicht optimal eingerichtet
Was die Statistik zeigt: 2025 gaben noch 61 % der befragten Unternehmen an, die Payroll weiterhin intern zu betreiben. Für 2028 sinkt dieser Wert auf nur noch 20 %. Der Wandel ist in vollem Gange.
Was ist Payroll? (Definition)
Payroll (auch Lohn- und Gehaltsabrechnung) bezeichnet den gesamten Prozess der Berechnung, Erstellung und Auszahlung von Mitarbeitervergütungen unter Berücksichtigung aller steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften. Eine fehlerhafte Payroll hat unmittelbare Auswirkungen auf jeden Mitarbeitenden – jeden Monat.
Weg 1: Payroll intern – Kontrolle mit Risiko
Das eigene Personal führt mit der eigenen Software die Abrechnung im Haus durch. Das bietet klare Vorteile: hohe Nähe zu internen Prozessen, direktes Wissen über Sonderfälle und Unternehmensbesonderheiten sowie volle Steuerung der Payroll.
Die Kehrseite: Starke Abhängigkeit von einzelnen Fachkräften. Fällt die zuständige Person aus – durch Krankheit, Urlaub oder Kündigung – gerät die Abrechnung sofort unter Druck. Hinzu kommen steigende Fixkosten, begrenzte Skalierbarkeit und der permanente Weiterbildungsaufwand.
Der Trend ist eindeutig: Immer weniger Unternehmen sehen die rein interne Payroll als nachhaltige Lösung.
Weg 2: Payroll mit KI – Entlastung mit Grenzen
Künstliche Intelligenz übernimmt zunehmend Aufgaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Was KI heute schon kann:
- Automatisierte Plausibilitäts- und Fehlerprüfung
- Analyse großer Datenmengen auf Anomalien
- Digitale Assistenten für direkte Mitarbeiterabfragen im Abrechnungssystem
- Prognosen zu Personalkosten und Budgets
33 % der befragten Unternehmen nutzen KI bereits in der Payroll. 73 % gehen davon aus, dass KI in der Gehaltsabrechnung zukünftig noch wichtiger wird.
Aber: KI stößt derzeit noch an klare Grenzen. Komplexe individuelle Sonderfälle, laufende Gesetzesänderungen und Datenschutzanforderungen lassen sich nicht vollständig automatisieren. Auch die Integration in bestehende Systemlandschaften bleibt herausfordernd.
KI ist ein sehr effektiver Assistent in der Payroll – aber zum aktuellen Zeitpunkt noch kein vollständiger Ersatz für Fachkompetenz.
— Michelle Steinmetz, VRG
Was ist KI-gestützte Payroll? (Definition)
KI-gestützte Payroll bezeichnet den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, um Routineprozesse zu automatisieren, Fehler zu erkennen und Personalkosten zu prognostizieren. Sie entlastet Payroll-Teams bei standardisierten Aufgaben und schafft Kapazitäten für die fachliche Prüfung komplexer Fälle – ersetzt aber keine menschliche Expertise bei individuellen Sonderfällen oder regulatorischen Änderungen.
Weg 3: Payroll extern – Entlastung mit Verlässlichkeit
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird vollständig oder teilweise an einen externen Dienstleister übergeben. Die Vorteile:
- Risikominimierung: Personalausfall gefährdet die Abrechnung nicht mehr
- Weniger Verwaltungsaufwand: Das interne Team kann sich auf Kernthemen konzentrieren
- Aktuelle Expertise: Externe Abrechnungsspezialisten sind kontinuierlich auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung
- Kosteneinsparung: Personalkosten und Weiterbildungsaufwand entfallen
Wichtig: Auch beim vollständigen Outsourcing verbleibt die rechtliche Verantwortung für die korrekte Gehaltsabrechnung beim Unternehmen. Ein externer Dienstleister übernimmt die Durchführung – nicht die Haftung.
Was ist der Unterschied zwischen Full-Service und Teil-Service in der Payroll?
Full-Service Payroll bedeutet, dass der gesamte Abrechnungsprozess – Dateneingabe, Prüfung, Abrechnung, Meldewesen – an einen Dienstleister übergeben wird. Das Unternehmen stellt nur noch die vollständigen Daten bereit und gibt die finale Abrechnung frei.
Teil-Service Payroll bedeutet, dass nur bestimmte Prozessschritte ausgelagert werden – zum Beispiel die fachliche Prüfung oder das Meldewesen. Die Datenpflege verbleibt im Unternehmen.
Wie läuft ein Full-Service Payroll-Prozess ab?
Am Beispiel der VRG zeigt sich, wie strukturiertes Payroll-Outsourcing in der Praxis aussieht:
- Das Unternehmen stellt vollständige und korrekte Daten bereit
- Der Dienstleister übernimmt Dateneingabe und Plausibilitätsprüfung
- Testabrechnung wird nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft
- Das Unternehmen gibt die Testabrechnung frei
- Der Dienstleister führt die finale Abrechnung durch und übernimmt das gesamte Meldewesen (Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Finanzamt)
- Auswertungen und Abrechnungsergebnisse werden bereitgestellt – digital oder postalisch
- Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung wird bedient
Ein fest zugeordnetes Team kennt die individuellen Besonderheiten des Kunden und ist per Telefon, E-Mail oder Ticketsystem erreichbar.
Häufige Fragen zu Payroll intern, extern und KI
Was ist die größte Herausforderung bei interner Payroll?
Die Abhängigkeit von einzelnen Fachkräften. Fällt die zuständige Person aus, ist die pünktliche Gehaltsabrechnung sofort gefährdet. Viele Unternehmen unterschätzen dieses Risiko – bis es eintritt.
Kann KI die Gehaltsabrechnung vollständig übernehmen?
Noch nicht. KI entlastet bei standardisierten Routineaufgaben und reduziert Eingabefehler deutlich. Bei komplexen Sonderfällen, individuellen Unternehmensregelungen und laufenden Gesetzesänderungen bleibt menschliche Expertise unverzichtbar.
Wer trägt die Verantwortung bei ausgelagerter Payroll?
Immer das Unternehmen selbst. Auch beim vollständigen Outsourcing liegt die rechtliche Verantwortung für die korrekte Abrechnung beim Auftraggeber – nicht beim Dienstleister.
Welche Lösung ist aktuell die sicherste?
Die Kombination aus einem erfahrenen externen Dienstleister und moderner Automatisierung gilt derzeit als sicherste und effizienteste Option – besonders für Unternehmen, in denen die interne Payroll-Kapazität nicht ausreicht.
Fazit: Die richtige Frage zuerst stellen
Bevor die Entscheidung für intern, extern oder KI fällt, braucht es eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie viele qualifizierte Payroll-Fachkräfte sind im Unternehmen vorhanden? Wie hoch ist der aktuelle Zeit- und Kostenaufwand? Und welche Risiken entstehen, wenn diese Kapazität wegfällt?
Die Antwort auf diese Fragen bestimmt, welcher Weg der richtige ist – nicht das Modell selbst.
Dieser Artikel basiert auf dem Vortrag von Michelle Steinmetz (VRG) bei der 4INSIDER | HR Online Konferenz. Die vollständige Aufzeichnung ist verfügbar auf 4insider.com.