Mit dem Einsatz moderner Methoden lässt sich die Arbeitszeit elektronisch, via Fingerabdruck, mobil, über das Internet oder mit einer Software erfassen. Bei mobilen Anwendungen und Online-Diensten kann die Arbeitszeiterfassung mit einigen wenigen Klicks erfolgen. Auf diese Weise können mobile Geräte mit Internetzugang als elektronische Instrumente der Arbeitszeiterfassung fungieren. Mitarbeiter dokumentieren ihre Arbeitszeit beispielsweise mit dem Smartphone, Notebook oder dem Desktop-Computer im Büro.
Funktionen moderner Methoden zur Arbeitszeiterfassung
Moderne Lösungen können nicht nur die Arbeitszeit auf mehreren Endgeräten erfassen, sondern bieten auch andere Funktionen:
- Projektzeiten detailliert abrechnen
- Rechnungen erstellen
- Zeitkonto budgetieren
- Urlaubsplanung unterstützen
- Fehlzeiten abbilden
Solche Tools zur Arbeitszeiterfassung senken den bürokratischen Aufwand, entlasten die Mitarbeiter der HR-Abteilung und sparen Zeit. Sie ermöglichen eine flexible Nutzung von unterschiedlichen Endgeräten aus. Diese neuen Werkzeuge zur Arbeitszeiterfassung eignen sich beispielsweise auch für kleine Unternehmen und Startups, deren Mitarbeiter flexible Bürolösungen nutzen, im Home Office oder in Coworking Spaces arbeiten. Software-Lösungen ermöglichen es, dass die Mitarbeiter an keine spezielle Plattform gebunden sind und daher von unterschiedlichen Orten aus ihre Arbeitszeit protokollieren können.
Apps: Mobile Arbeitszeiterfassung via Smartphone
Die mobile Arbeitszeiterfassung via App ist eine Möglichkeit, um alle Angaben zur Arbeitszeit mit dem Smartphone zu erfassen. Diese Methode ergänzt meist zentrale Erfassungssysteme wie einen Computer oder ein Terminal. Für diese digitale Arbeitszeiterfassung stehen beispielsweise verschiedene Apps im Google Playstore, App Store und Microsoft Store zur Auswahl.
Manche Apps ermöglichen ein synchrones Arbeiten. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber jene Angaben, die ein Außendienstmitarbeiter unterwegs einspeist, direkt auf der Webanwendung der App abrufen kann. Damit hat er jederzeit Zugang zu den Daten der Arbeitszeiterfassung. Eine Standorterfassung ist ebenfalls möglich. Demnach kann das Unternehmen verfolgen, an welchem Ort der Arbeitnehmer die Zahlen eingegeben hat. Solche Apps unterstützen auch die Festlegung einer Soll-Arbeitszeit, die Zeiterfassung von Projekten und die Erstellung eines integrierten Fahrtenbuches.
Online-Dienste: Arbeitszeiterfassung am Computer
Arbeitgeber, die dem Mitarbeiter kein Mobiltelefon für die Arbeitszeiterfassung bereitstellen möchten, können eine andere Form wählen. Die elektronische Arbeitszeiterfassung lässt sich auch über Online-Dienste realisieren, die vom Arbeitscomputer aus bedienbar sind. Hierfür kommt beispielsweise eine virtuelle Stempeluhr zum Einsatz. Eine automatische Erinnerungsfunktion macht den Mitarbeiter am Beginn und Ende des Arbeitstages darauf aufmerksam, die Arbeitszeit einzugeben. Die Pausenzeiten werden berücksichtigt, ohne dass sie der Betroffene selbst abziehen muss. Jede zusätzliche Arbeitsminute findet sich auf einem Überstundenkonto wider.
Terminals mit Fingerprint: Zutrittskontrolle und Arbeitszeiterfassung
Unternehmen, die Zutrittskontrolle und Arbeitszeiterfassung miteinander kombinieren möchten, können Terminals mit Fingerprint-Kontrolle einsetzen. Demnach können zutrittsberechtigte Mitarbeiter via Fingerabdruck Zugang zu Unternehmensräumen erhalten. Gleichzeitig protokolliert das Terminal, wie lange sich der Betroffene im Unternehmen aufgehalten hat.
Chipkarten: Digitale Speicherung der Arbeitszeitdaten
Zu den klassischen Methoden der modernen Arbeitszeiterfassung gehört auch die Chipkarte, die die Arbeitszeitdaten digital speichert.
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