Effiziente Unternehmensprozesse sind das perfekte Schmiermittel für eine positive Beziehung zu Kunden, Partnern und den eigenen Mitarbeitern. Doch jeder weiß aus eigener Erfahrung – das klappt längst nicht überall. Dabei war es nie leichter als heute, Prozesse zu analysieren und zu automatisieren.
Klingt erstmal vielversprechend, aber für welche Unternehmensgröße oder Branche ist das Thema wirklich relevant? Unabhängig von Größe und Branche, Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation (RPA) lohnt sich, wo es ein großes Volumen von immer nach dem gleichen Muster ablaufenden Vorgängen gibt. Beispielsweise werden Daten von einem System ins andere kopiert, Masken und Datenbanken befüllt, Kalkulationen und Recherchen vorbereitet und vieles mehr. Hand auf´s Herz – sowas gibt es auch in Ihrem Unternehmen, oder?
Vielerorts werden solch monotone Aufgaben immer noch manuell von Sachbearbeitern übernommen. Sie können aber auch von Robots erledigt werden – und zwar schnell, fehlerfrei und rund um die Uhr.
Diese Vorteile bringt Prozessautomatisierung mit RPA/IPA
- Nachweisbar schneller Return on Invest
Wenn in einem Prozess, der am Tag Hundert Male läuft, auch nur wenige Sekunden gespart werden, rentiert sich der Einsatz eines Robots. ROI und weitere Effekte können leicht errechnet und gemessen werden. - Einsparungen bei Zeit und Kosten
Prozesse zu automatisieren bedeutet nicht nur eine höhere Effektivität, sondern natürlich auch Einsparungen. Durchlaufzeiten werden verkürzt und Auslastungen optimiert. - Glücklichere Kunden
Die Reaktion auf Kundenanfragen wird immens beschleunigt. Robots arbeiten 24/7, sind nie krank und brauchen weder Schlaf noch Urlaub. - Zufriedenere Mitarbeiter
Monotone, nervige Aufgaben entfallen. Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Fähigkeiten eingesetzt. Das motiviert die Belegschaft, verringert Wechselwünsche und entlastet Unternehmen im Kampf um Fachkräfte. - Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Regeln
Robots arbeiten nicht nur fehlerfrei, sie halten sich auch zu 100 Prozent an vorgegebene Regeln. Da werden keine Passwörter unter dem Keyboard versteckt, der Account der Kollegin genutzt oder Mails ungeschützt an private Accounts weitergeleitet. - Flexible Skalierbarkeit
Robots lassen sich bei planbaren Lastspitzen und sich verändernder Arbeitsaufkommen flexibel hinzu- oder abschalten.
Doch wie und womit soll man mit der Prozessautomatisierung starten?
In unserem Kundenalltag sehen wir oft einen pragmatischen Hands-on-Ansatz. Dabei starten RPA/IPA mit einem einzelnen Prozess in einer Fachabteilung. Für diesen konkreten Anwendungsfall wird ein Robot erstellt und implementiert. Wenn dieser Pilot gut funktioniert, also Kosten gespart und Kollegen von nervigen Aufgaben entlastet werden, weckt das oft schon Begehrlichkeiten in anderen Unternehmensbereichen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt wird auch die eigene IT-Abteilung involviert. Anschließend wird das Thema sukzessive auf immer mehr Prozesse und Abteilungen ausgerollt, im besten Fall nach einer maßgeschneiderten Automatisierungsstrategie.
Analyse mit Process Mining ist starke strategische Grundlage
Um Prozessoptimierung von Anfang strategisch im Unternehmen zu implementieren, setzt man auf Process Mining. Dabei werden die elektronischen Spuren von zigtausend einzelnen Vorgängen in den IT-Systemen analysiert und visualisiert. Viele Unternehmen sind total überrascht, wie oft im gelebten Alltag vom definierten Standard abgewichen wird.
Der letzte Schritt, um ein wirklich umfassendes Bild zu erhalten, ist das so genannte Task Mining. Hier wird erfasst, welche Tasks ein Mensch vor dem Rechner ausführen muss, um einen Prozess anzustoßen oder am Laufen zu halten. Process Mining analysiert die IT-Systeme, Task Mining das Human Interface. Aus dieser ganzheitlichen Perspektive auf die Prozesslandschaft heraus können Sie leicht ableiten, wo es Effizienzpotenziale durch Automatisierung oder andere Maßnahmen gibt.
Prozessautomatisierung ist Ihr Bindeglied zur 360 Grad-Kundenzentrierung
Welches sehr häufige Use Cases sind und warum Sie nicht zwingend eigenes Know-how aufbauen müssen – Stichwort „Process optimization as a services“ – erfahren Sie in unserem Vortrag auf der diesjährigen OFK Marketing (17. Mai, 10:40 – 11:20 Uhr).
Dabei lernen Sie, wie auch Sie die Abläufe Ihres Unternehmens optimieren. Effiziente Prozesse sind oft der „missing link“ zu einer 360 Grad-Kundenfokussierung. Denn Customer Centricity bedeutet nicht nur moderne, flexible IT-Systeme und UX-optimierte Touchpoints mit stimmiger Omni-Channel-Kommunikation, sondern auch schlanke Prozesse.
Event-Tipp:
Wie man sich mit Prozessautomatisierung gegen den Wettbewerb durchsetzt und gleichzeitig Kunden und Mitarbeiter glücklich macht zeigen Stephanie Koch und Dirk Langner am 17. Mai 2021 um 10:40 Uhr in ihrem Vortrag “Kurzen Prozess machen!” im Rahmen der Online Fokus Konferenz MARKETING.
Hier können Sie sich dazu kostenfrei anmelden.
Quelle: Bitgrip
Autorin:
Stephanie Koch ist Brand und Marketing Manager bei Bitgrip. Sie beschäftigt sich am liebsten mit den wirklich wichtigen Dingen im Berufsleben. Deshalb optimiert sie seit über zehn Jahren Unternehmensprozesse und automatisiert dabei alles, was nicht bei drei auf dem Baum ist.
Quelle Titelbild: Bitgrip