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Mit der richtigen Strategie das Hiring-Budget effektiv einsetzen


Das, was eine Organisation ausmacht, sind ihre Mitarbeiter:innen. Ohne engagierte Teammitglieder kann kein Unternehmen sein volles Potenzial ausschöpfen und auch in der Zukunft nicht erfolgreich sein.

Deshalb unterstützt Workwise Unternehmen vom Aufsetzen der Stellenanzeige bis hin zur erfolgreichen Einstellung der neuen Teammitglieder. In unserem Gastbeitrag für 4insider teilen wir unsere Erfahrungen mit dir, damit auch du die passenden Mitarbeiter:innen für dein Team findest.

Selbst wenn der Großteil der Unternehmen verstanden hat, dass eine leistungsstarke Recruiting-Abteilung maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg des gesamten Betriebs hat, ist das Hiring-Budget, also die finanziellen Mittel, die dir zum Beispiel quartalsweise zur Verfügung stehen, begrenzt.

Um das Hiring-Budget, das dir zur Verfügung steht, optimal zu nutzen und alle freien Positionen in deinem Unternehmen zu besetzen, kann ein Budgetplan eine große Hilfe sein. In diesem Beitrag erfährst du, wie du dein Hiring-Budget strategisch planst und bestmöglich investierst.

Die Zusammensetzung des Hiring-Budgets

Wie hoch dein Hiring-Budget ausfällt und welche Posten in deinem Budgetplan inbegriffen sind, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Abhängig von der Branche und Größe deiner Organisation, aber auch je nachdem, wie die Recruiting-Abteilung aufgebaut ist und wie sie sich weiterentwickeln soll, fallen unterschiedliche Kosten an.

Damit du effektiv mit deinem Hiring-Budget arbeiten kannst, musst du wissen, welche Aspekte abgedeckt werden müssen. Du solltest dich hierzu mit dem Finance-Team austauschen. Nur so wirst du nicht auf halber Strecke von unerwarteten Kosten überrascht, die deinem Budget zugerechnet werden.

Grundsätzlich kannst du die Recruiting-Kosten in zwei Kategorien aufteilen: die der internen und die der externen Kosten. Die internen Kosten umfassen alle Ausgaben, die innerhalb des Unternehmens für das Recruiting anfallen. Mit den externen Kosten sind die Beträge gemeint, die darüber hinaus für Dienstleistungen, Software oder anderes Material nötig sind.

Zu den internen und externen Recruiting-Kosten zählen beispielsweise:

  • interne Kosten:
    • Arbeitszeit des Recruiting-Teams
    • Mitarbeiterempfehlungsprogramme und Employer Branding nach innen
    • Weiterbildung des Recruiting-Teams, Zugang zu Learning-Plattformen
    • Onboarding der Neueinstellungen
    • Teambuilding-Aktivitäten
  • externe Kosten:
    • HR- und Recruiting-Software
    • Schaltung von Stellenanzeigen
    • Honorar von Headhuntern oder anderen Freelancern zur Unterstützung
    • Kosten für den Auftritt auf Karrieremessen

Du möchtest wissen, wie du bei der Planung deines Hiring-Budgets vorgehst? Im Artikel auf dem Blog von Workwise erfährst du im Detail, wie du deinen Budgetplan aufsetzt.

Hier geht es zum Blogbeitrag zum Thema Recruiting-Budget

Das Hiring-Budget aushandeln

Damit du in der nächsten Budgetverhandlung mit dem Finance-Team oder deinem Vorgesetzten überzeugst und ausreichend finanzielle Mittel für das Recruiting-Team bewilligt werden, solltest du dich gut auf das Gespräch vorbereiten.

Du weißt natürlich, wie wichtig ein leistungsstarkes Recruiting für den Erfolg deines Unternehmens ist. Aber deinem Gegenüber ist dieser Zusammenhang in der  Budgetverhandlung eventuell nicht klar. Daher solltest du anschauliche Zahlen präsentieren können, die zeigen, wie entscheidend erfolgreiches Hiring ist und wie welche Investition hierzu beiträgt.

Nicht besetzte oder falsch besetzte Stellen verursachen Kosten für dein Unternehmen. Die Arbeitsleistung, die eine Neueinstellung erbringen würde, fehlt und dies wirkt sich direkt auf den Umsatz des Unternehmens aus. Darüber hinaus werden die vorhandenen Mitarbeiter:innen stärker belastet und ihre Leistung verringert sich eventuell nach einer Weile.

Weiterhin solltest du den Nutzen der Recruiting-Maßnahmen, in die du investieren möchtest, klar herausstellen. Wenn du zum Beispiel mit einer Online-Jobbörse schon Erfahrungen gemacht hast, ist es sinnvoll, anhand von Recruiting-Kennzahlen die Effektivität des Kanals zu veranschaulichen. Du kannst zum Beispiel darauf eingehen, wie sich die Time-to-Hire in den letzten Monaten dank Deiner Recruiting-Maßnahmen verringert hat.

Gerade, wenn du dein Recruiting-Team besser ausstatten möchtest, indem du etwa in neue Recruiting-Software investierst, solltest du zeigen, wie sich die Investition auszahlen wird. Es ist zum Beispiel häufig günstiger, ein umfassendes Bewerbermanagementsystem zu verwenden als die einzelnen Schritte des Recruiting-Prozesses über verschiedene Anbieter zu verwalten. Es könnte auch sein, dass du Arbeitszeit und letztlich Ressourcen einsparst, wenn du eine bessere Software verwendest.

Das Hiring-Budget strategisch investieren

So überzeugend du in der Budgetverhandlung auch argumentierst, wirst du dich an einen bestimmten finanziellen Rahmen halten müssen. Deshalb ist eine kluge Investitionsstrategie mindestens genauso wichtig wie die Vorbereitung auf das Treffen mit dem Finance-Team.

Einer der größten Kostenfaktoren nach den Personalkosten des Teams besteht im Recruiting in der Schaltung der Stellenanzeigen. Letztlich geht es darum, freie Positionen mit engagierten und qualifizierten Mitarbeiter:innen zu besetzen. Hierfür müssen die Bewerber:innen erst einmal erreicht werden. Da der Großteil der Jobsuchen mittlerweile auf Online-Jobbörsen beginnt, führt an den digitalen Stellenportalen kein Weg vorbei.

Doch die Auswahl an Jobbörsen ist groß: Von allgemein bis branchenspezifisch und von Premium-Angeboten bis hin zu kostenfreien Portalen ist alles dabei. Um hier den Kanal ausfindig zu machen, über den du deine freie Stelle am effektivsten besetzt, musst du deine Zielgruppe genau kennen.

Wenn du auf der Suche nach Bewerber:innen bist, die einem sehr spezifischen Profil entsprechen, ist es sinnvoller, das Hiring-Budget gezielt in einige wenige Kanäle zu investieren, bei denen du sicher bist, dass du auch die richtigen Kandidat:innen ansprichst. Hingegen kann es bei niedrigschwelligeren Positionen, die du schnell oder regelmäßig neu besetzen möchtest, erfolgsversprechender sein, mit deiner Stellenanzeige auf möglichst vielen Plattformen präsent zu sein.

Über das Bewerbermanagementsystem von Workwise kannst du nicht nur deine Stellenausschreibungen und eingehenden Bewerbungen verwalten, sondern auch deine Stellenanzeigen veröffentlichen. Neben dem Bewerber:innen-Pool von Workwise hast du mit einem Klick Zugriff auf hunderte Online-Jobbörsen, auf denen du deine Anzeigen platzieren kannst. Ob du deine Anzeigen zielgenau veröffentlichen oder eine möglichst große Reichweite schaffen möchtest – bei Workwise findest du die passende Stellenbörse für deine Recruiting-Strategie.

Neben dem Tagesgeschäft solltest du aber auch nicht vergessen, dass zu leistungsstarkem Recruiting mehr gehört als die kluge Veröffentlichung von Stellenangeboten. Um langfristig als Arbeitgeber:in erfolgreich zu sein und Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen auch in Zukunft von deinem Unternehmen zu überzeugen, solltest du beispielsweise auch in deine Employer Brand oder die Candidate Experience investieren – auch wenn hier das Verhältnis von Kosten und Nutzen schwieriger zu beziffern ist.

Eine Umfrage aus dem Jahr 2020 hat ergeben, dass die meisten der 1.500 befragten Recruiter:innen folgende Themen als besonders wichtig ansehen, wenn es darum geht, eine zukunftsfähige Recruiting-Praxis aufzubauen:

  1. Employer Branding
  2. Active Sourcing
  3. Candidate Experience
  4. Zusammenarbeit mit Hiring Managern
  5. Social Media Recruiting

Du bist dir nicht sicher, was diese Begriffe bedeuten, oder willst wissen, wie du sie für deine Recruiting-Praxis nutzen kannst? Schau doch mal auf dem Blog von Workwise vorbei! Hier verraten wir dir unsere Tipps und Tricks rund um die Personalsuche und das HR-Management.

Investierst du einen Teil des Hiring-Budgets in die Weiterentwicklung des Recruiting-Prozesses, wirst du langfristig profitieren. Hast du beispielsweise eine attraktive Employer Brand aufgebaut, wirst du weniger in die direkte Vermarktung deiner Jobangebote investieren müssen, da viele Bewerber:innen deine Organisation kennen und selbstständig deine Karriereseite ansteuern.

Auch eine angenehme Candidate Experience ist nicht nur wichtig, damit die Kandidat:innen ein positives Bild von deinem Unternehmen gewinnen. Auf diesem Weg verkürzt und vereinfachst du in der Regel den Bewerbungsprozess. Dadurch sparst du direkt Arbeitszeit ein.

Fazit: Investiere Zeit in die Planung des Hiring-Budgets und spare dir unnötige Verluste

Wenn dein Hiring-Budget nicht auf einem stabilen Fundament aus Analyse und Planung steht, läufst du Gefahr, deine Recruiting-Ziele nicht zu erreichen. Richtest du dein Ausgabeverhalten nicht nach deinen Zielen aus, kann der Streuverlust schnell sehr hoch sein.

Auf der anderen Seite kannst du auch mit einem relativ schmalen Hiring-Budget viel erreichen, wenn du Deine Mittel zielgenau und bedacht einsetzt. Wenn du deinen Budgetplan und deine Recruiting-Maßnahmen regelmäßig mithilfe einschlägiger Kennzahlen analysierst und überprüfst, lernst du nicht nur mit der Zeit, welche Kanäle und Methoden für dich am besten funktionieren, du kannst so auch frühzeitig einschreiten, wenn sich deine Maßnahmen nicht so entwickeln wie erhofft.

Mit Planung und Erfolgskontrolle findest du genau die passenden Bewerber:innen für dein Team und entwickelst deinen Recruiting-Prozess kontinuierlich weiter.

Über Workwise

Es sind die Menschen, die eine Organisation ausmachen. Deswegen ist es unser Ziel, Unternehmen bei der Suche nach den passenden Mitarbeiter:innen für ihr Team zu unterstützen.

Workwise stellt dir alle wichtigen Werkzeuge zur Verfügung, um deinen Recruiting-Prozess zu digitalisieren, zu vereinfachen und bewerberfreundlicher zu gestalten. Wir bieten jedem Unternehmen eine ganzheitliche Lösung, um den eigenen Recruiting-Prozess zu optimieren – abgestimmt auf die jeweilige Recruiting-Strategie.

Finde jetzt mit Workwise die passenden Mitarbeiter:innen